Carte aziendali virtuali: Una rivoluzione nei pagamenti aziendali più intelligenti

La sfida: la crescente complessità dei pagamenti aziendali globali

Per i team finanziari che gestiscono operazioni transfrontaliere, la gestione delle spese aziendali nel rispetto delle norme è un difficile gioco di equilibri. Nell'economia globale di oggi, le aziende distribuiscono i pagamenti aziendali su molte esigenze. Tra queste, la pubblicità digitale, gli abbonamenti SaaS, i viaggi internazionali, gli acquisti dei fornitori e i benefit per i dipendenti.

Questa complessità aumenta a causa dei continui rischi di cambio (FX). Anche le diverse legislazioni fiscali di ciascuna regione incidono su questo aspetto. Inoltre, in ogni mercato vigono regole diverse.

La realtà quotidiana di molti reparti finanziari è una lotta reattiva e manuale. Si affastellano in fogli di calcolo, vanno a caccia di ricevute e riconciliano manualmente gli estratti conto di sistemi siloidali. Questa fatica operativa non è solo un inconveniente, ma rappresenta una significativa perdita finanziaria.

I leader del settore, come McKinsey, affermano che i problemi con i pagamenti transfrontalieri B2B costano molto alle aziende. Questi problemi comportano perdite per decine di miliardi di dollari ogni anno. Questi costi derivano da commissioni nascoste, ritardi nella liquidazione dei pagamenti e inefficienze nelle operazioni. Questa inefficienza non solo gonfia i costi, ma limita fortemente la capacità di un'organizzazione di allocare le risorse in modo efficace, di rispondere alle opportunità del mercato e di pianificare strategicamente.

I metodi di pagamento tradizionali, come i bonifici bancari o le carte aziendali fisiche, sono lenti e possono presentare errori umani. Non si adattano bene al ritmo veloce del business moderno. 

I responsabili finanziari hanno bisogno di uno strumento che li aiuti a essere proattivi anziché reattivi. Questo strumento deve consentire di controllare le spese prima che si verifichino. Dovrebbe inoltre fornire una visibilità in tempo reale del flusso di cassa globale. Inoltre, dovrebbe aiutarli a gestire le spese con attenzione per ogni situazione aziendale.

Perché le aziende globali si rivolgono alle carte aziendali virtuali ？

Una soluzione si sta rivelando particolarmente efficace per risolvere queste sfide: la carta aziendale virtuale. Le aziende stanno passando alle carte virtuali per effettuare pagamenti aziendali più intelligenti, sicuri e veloci.

Ecco perché le carte virtuali offrono un vantaggio così chiaro e convincente:

Le carte virtuali si distinguono perché applicano le vostre regole di spesa in anticipo. Le carte virtuali utilizzano controlli intelligenti e automatizzati per evitare spese eccessive. Questo è meglio delle carte tradizionali, che vi permettono di scoprirlo in un secondo momento.

I team finanziari possono controllare ogni dettaglio, dai limiti dei fornitori ai budget dei progetti, dalle categorie di acquisto alle scadenze delle carte.

In questo modo la gestione finanziaria passa da un ruolo reattivo a uno proattivo. Consente di mantenere ogni dollaro in linea con il piano e di bloccare gli acquisti non approvati.

Molti studi, come le indagini CFO Pulse di PwC, dimostrano che i responsabili finanziari hanno difficoltà a ottenere una visibilità delle spese in tempo reale. Le carte virtuali risolvono questo problema. Quando viene effettuato un pagamento, i dati della transazione confluiscono istantaneamente in un cruscotto centralizzato.

I responsabili finanziari non devono più aspettare i rapporti di fine mese per capire la situazione finanziaria dell'azienda. Possono monitorare le spese in diretta, agire istantaneamente sui dati e semplificare la riconciliazione.

In un'epoca di frodi digitali dilaganti, proteggere i fondi aziendali è fondamentale. Rapporti di settore come il Nilson Report rivelano che le frodi CNP superano di gran lunga le frodi sulle transazioni con carta fisica.

 Le carte virtuali riducono direttamente questo rischio grazie a funzioni di sicurezza avanzate. L'utilizzo di numeri di carta unici e tokenizzati per ogni fornitore o pagamento limita l'impatto di una violazione dei dati. Se una carta viene compromessa, è possibile disattivarla rapidamente senza compromettere le altre carte di pagamento.

 Caratteristiche come i numeri unici e i lucchetti specifici per gli esercenti creano una difesa formidabile contro le attività fraudolente.

L'emissione di carte aziendali tradizionali può richiedere giorni o addirittura settimane, un ritardo che può bloccare i progetti e ostacolare la crescita. Le carte virtuali, invece, possono essere generate ed emesse istantaneamente su richiesta. 

Questa funzionalità on-demand offre un'incredibile agilità operativa. I team di marketing creano schede per nuove campagne pubblicitarie in pochi minuti. 

I dipendenti in viaggio ricevono istantaneamente i fondi di emergenza sui loro telefoni. I project manager danno agli appaltatori carte controllate dal budget per acquistare subito le forniture. Questa velocità consente ai team di cogliere le opportunità senza ritardi da parte della finanza.

Casi d'uso reali per esigenze aziendali specifiche

Le carte aziendali virtuali di WooshPay si adattano perfettamente a molti scenari aziendali specifici, fornendo flessibilità e supervisione per le operazioni globali:

Campagne pubblicitarie: I team di marketing possono emettere una carta virtuale per ogni piattaforma (Google, Meta, LinkedIn) e per ogni campagna regionale. Ciò consente un monitoraggio meticoloso del ROI per canale e impedisce alle piattaforme di addebitare costi eccessivi o di prelevare da un conto centrale. Gli addetti al marketing gestiscono i budget in tempo reale per adeguarli ai risultati delle campagne, mantenendo il pieno controllo e una chiara responsabilità.

Viaggi d'affari : Fornite ai dipendenti che viaggiano all'estero carte virtuali emesse istantaneamente sui loro portafogli mobili. Impostate budget per voli, hotel e diarie per evitare l'uso di carte personali e rimborsi disordinati. I dipendenti viaggiano con meno problemi e i team finanziari tengono traccia delle spese in tempo reale per garantire la conformità.

Benefici per i dipendenti: La distribuzione di premi per il benessere, indennità per i pasti o vantaggi per il lavoro a distanza diventa trasparente e facilmente gestibile. Emettete carte virtuali ricorrenti e con budget limitato per i singoli dipendenti. I team utilizzano i benefit come previsto ed evitano il fastidio di tracciare e rimborsare spese piccole e frequenti.

Approvvigionamento e pagamenti dei fornitori: Semplificate i pagamenti dei fornitori in più valute e migliorate le relazioni con i fornitori. Fornite a ogni nuovo fornitore una carta virtuale per pagamenti sicuri e puntuali e per una migliore visibilità del flusso di cassa. Utilizzate carte separate per ogni abbonamento SaaS per evitare errori e annullate in qualsiasi momento disattivando la carta.

Lavoro basato su progetti: Per progetti temporanei o una tantum, date ai project manager carte virtuali con budget fissi. Gestite i costi e li tracciate automaticamente. Mantenete una chiara traccia di controllo e prevenite gli sforamenti di budget. Tutto questo senza che la finanza debba controllare ogni passo.

¹Perché scegliere WooshPay?

Il modulo di emissione di WooshPay vi permette di creare e gestire carte aziendali virtuali su misura per le vostre esigenze aziendali:

Supporto globale: La nostra piattaforma rende le cose semplici. Potete pagare partner e fornitori in molti Paesi e valute. Inoltre, vi aiutiamo a mantenere la conformità. La piattaforma supporta transazioni in oltre 140 valute in tutto il mondo. Al momento funziona con USD, EUR, HKD e GBP.

Rilasciato immediatamente: Monitorano le spese in diretta, agiscono istantaneamente sui dati e semplificano la riconciliazione.

Gestione unica: Con il cruscotto WooshPay è possibile emettere carte e impostare limiti. È inoltre possibile visualizzare tutte le transazioni della carta in tempo reale, in un'unica posizione.

Sicuro e conforme: Seguiamo gli standard PCI DSS e utilizziamo la migliore sicurezza per mantenere i vostri dati al sicuro e garantirvi la massima tranquillità.

Integrazione API: Grazie all'integrazione API, è possibile accedere facilmente alle funzioni di emissione delle carte. In questo modo si collegano alle applicazioni aziendali per una migliore gestione e operatività.

Scegliendo WooshPay, le aziende ottengono la trasparenza, la sicurezza e l'agilità senza pari necessarie per prosperare nella moderna economia globale.

Iniziare con le carte aziendali virtuali WooshPay

Iniziare è semplice:

1. Apertura del conto: Registrate un account aziendale sul sito ufficiale dell'WooshPay, inviate i materiali (nome, numero di cellulare, account sociale, sito web dell'azienda, motivo dell'emissione della carta) per attivare l'account.
2. Ricarica del conto: Selezionate la valuta corrispondente e ricaricate il conto corrente designato.
3. Emissione della carta: Dopo l'arrivo dei fondi, le carte possono essere emesse in lotti per la ricarica e la spesa.

Fornite ai vostri team finanziari gli strumenti necessari per andare oltre l'amministrazione reattiva e diventare motori strategici della crescita. Abbracciate l'efficienza, il controllo e la visibilità che solo le carte virtuali possono offrire.